Egy iroda lehet rendezett úgy is, hogy néhány terület tartósan kimarad

A kiürített szemetes, a tiszta padló és a letörölt tárgyalóasztal gyorsan látható eredmény. Az iroda összképét azonban olyan részletek is alakítják, amelyekre a napi munkában kevesen néznek rá: az asztalok mögötti padlósáv, a székek görgője, a bútorok teteje vagy a teakonyhai berendezések környezete. Ezek gyakran azért maradnak ki, mert a megszokott takarítási útvonalból nem érhetők el könnyen.

Röviden: az irodatakarításból leggyakrabban azok a helyek maradnak ki, amelyekhez bútort kell elmozdítani, más nézőpontból kell ellenőrizni a felületet, vagy külön időszakos feladatot kell rendelni. A megoldás nem feltétlenül az, hogy minden alkalommal az egész irodát mélytisztítják. Érdemes pontosan meghatározni, melyik területet milyen gyakran, milyen módszerrel és kinek a feladataként tisztítják.

Az alábbi tíz pont egy irodavezetőnek abban is segít, hogy konkrétan meg tudja fogalmazni az elvárásait. Ahol a probléma inkább a kilincsekhez, kapcsolókhoz vagy közös eszközökhöz kötődik, ott a gyakran érintett irodai felületekről szóló útmutató ad részletesebb támpontot.

1. A szegélylécek menti padlósáv és a sarkok

A nagy, nyitott padlófelületet viszonylag könnyű felporszívózni vagy felmosni. A szegélylécek mellett, az ajtók mögött és a bútorok által határolt sarkokban viszont könnyebben marad por, hajszál vagy apró hulladék. Ez különösen akkor látszik meg, amikor egy bútort áthelyeznek, vagy oldalról fény esik a padlóra.

Érdemes az iroda bejárata, a recepció és a tárgyalók mentén is ellenőrizni ezeket a sávokat. Ha a szennyeződés visszatér, a szegélyek menti tisztítás legyen külön nevesített feladat a takarítási tervben. A burkolathoz illő porszívófej vagy kézi eszköz sokszor pontosabb munkát tesz lehetővé, mint egy gyors áthaladás a padló közepén.

2. Az íróasztalok alatti és mögötti terület

Az asztal alatt kábelek, számítógépházak, lábtartók és tárolók nehezítik a hozzáférést. A takarító joggal lehet óvatos: egy rosszul megmozdított csatlakozó megszakíthatja valaki munkáját, a földön hagyott személyes tárgyakhoz pedig nem feltétlenül nyúlhat hozzá. Ha ezek nincsenek előre tisztázva, a terület fokozatosan kimaradhat.

A jó megoldás a hozzáférési szabályok egyeztetése. Mely tárgyak mozdíthatók el? Hozzányúlhat-e a takarító a kábelekhez? Ki teszi szabaddá az asztal alatti padlót az időszakos alapos tisztítás előtt? Ha erre van közös válasz, a munkát biztonságosabban és következetesebben lehet elvégezni. A gyorsan visszatérő por további lehetséges okait a miért lesz újra poros az iroda? című cikkben is körbejártuk.

3. Az irodai székek görgője, talpa és ülőlap alatti része

A székeket naponta mozgatják, ezért a görgőkbe könnyen beleakadhat hajszál, textilszál és por. A szék talpa, a karfa alatti rész vagy az ülőlap széle közben kívül esik azon, amit valaki egy gyors asztaltörlés során szemrevételez. Az eredmény lehet egy tiszta munkaállomásnak tűnő terület, ahol a szék közelebbről már elhanyagoltnak látszik.

Nem minden széket kell minden takarításkor részletesen megtisztítani. Irodai bejáráskor viszont érdemes megnézni néhány sokat használt széket, majd az állapotuk alapján időszakos feladatot kialakítani. A kárpitozott részeknél az anyaghoz megfelelő eljárást kell választani; a görgőkből pedig óvatosan, a szerkezet károsítása nélkül érdemes eltávolítani a lerakódást.

4. A magas szekrények és tárolók teteje

Egy magas szekrény teteje normál szemmagasságból nem látszik. Emiatt akár hosszú ideig észrevétlenül gyűjtheti a port, különösen olyan irodában, ahol sok a polc, a dokumentumtároló vagy a ritkán használt bútor. Átrendezéskor vagy karbantartáskor aztán hirtelen láthatóvá válik az elmaradt tisztítás.

Ezt a területet célszerű külön felvenni az időszakos feladatok közé. Előtte meg kell nézni, hogy a bútor tetején vannak-e iratok, dobozok vagy sérülékeny tárgyak, és hogyan férhető hozzá biztonságosan. A magasban végzett munka nem egyenlő azzal, hogy valaki feláll egy irodai székre: megfelelő eszköz és munkaszervezés szükséges hozzá.

5. A recepciós pult alsó pereme és az ügyféloldali felületek

A recepció az iroda egyik legfontosabb első benyomása. A pult teteje rendszerint figyelmet kap, az alsó perem, a lábazat vagy az ügyfelek felőli függőleges felület viszont könnyebben kimarad. Ezeken cipőnyom, ujjlenyomat, fröccsenés vagy por is megjelenhet, amit a pult mögött dolgozó munkatárs más szögből nem vesz észre.

Érdemes a recepciót néha a belépő ügyfél nézőpontjából ellenőrizni. Látszik-e folt a pult elején? Tiszta-e a padló ott, ahol az ügyfelek várakoznak? Rendezett-e a bejárat és a pult találkozása? Ez nem pusztán esztétikai apróság: egy ügyfélforgalmas irodában ezek a felületek a munkakörnyezetről alkotott kép részei.

6. A tárgyalóasztal széle és a tárgyalószékek mögötti padló

A tárgyaló takarítása sok helyen az asztal felületére, a szemetesre és a jól látható padlóra összpontosul. Ha azonban a székek mindig ugyanott állnak, mögöttük tartósan megmaradhat a por vagy egy kisebb szennyeződés. Az asztallap oldalsó és alsó peremét is ritkábban nézik meg, pedig a használat során ott is keletkezhetnek nyomok.

Tárgyalók esetében segít, ha a székek mögötti sávot meghatározott időközönként hozzáférhetővé teszik. A bútorok mozgatásának módját előre érdemes rögzíteni, hogy a takarítás ne karcolja meg a padlót, és a székek visszakerüljenek a helyükre. Különösen indokolt ez olyan helyiségben, amely naponta több megbeszélésnek ad otthont.

7. A belső üvegfalak kerete és alsó sínje

Az üvegfal közepén lévő ujjlenyomat hamar feltűnik. A keret találkozásainál, az alsó profilnál vagy egy tolóajtó sínjében összegyűlő por viszont sokkal kevésbé látványos. Mégis ronthatja egy egyébként átlátható, modern iroda összképét. Az üveg megtisztítása önmagában nem jelenti azt, hogy a teljes szerkezet tiszta.

Az üvegfelületet, a keretet és a sínt érdemes külön ellenőrzési pontként kezelni. Az alsó profilnál a felgyűlt szennyeződést előbb megfelelő eszközzel el kell távolítani; pusztán nedves kendővel könnyű szétkenni. Ha az irodában sok üvegfelület található, már az ajánlatkéréskor hasznos tisztázni, melyek tartoznak a rendszeres munkához, és melyek igényelnek időszakos, részletesebb tisztítást.

8. A nyomtató és a közös irodai eszközök környezete

A közös nyomtató körül papírpor, csomagolóanyag, kisebb papírdarab és általános por is összegyűlhet. A gép mögött vagy az alatta álló bútor polcain ezek nehezen észrevehetők. Mivel az eszköz elektromos berendezés, a környezetének takarítása külön odafigyelést kíván: nem célszerű folyadékot juttatni a gép nyílásaiba vagy önkényesen mozgatni a kábeleit.

A takarítási feladatot ezért pontosan kell körülírni. A gép körüli szabad padló és bútorfelület tisztítása más, mint a készülék belsejének karbantartása. Utóbbi az üzemeltető vagy a szerviz feladata lehet. Egyértelmű határokkal elkerülhető, hogy egy terület azért maradjon piszkos, mert senki sem tudja, ki nyúlhat hozzá.

9. A teakonyhai berendezések alatti és melletti rések

A kávégép, a mikrohullámú sütő és a hűtőszekrény körül könnyen keletkezik morzsa, kiömlött ital vagy ragacsos folt. A pult szabad részét rendszeresen letörölhetik, miközben a gépek melletti keskeny sáv kimarad. Ha a szennyeződés étellel vagy nedvességgel társul, a probléma később kellemetlen szagként is jelentkezhet.

Érdemes előre egyeztetni, mely kisebb berendezések mozdíthatók el, ki üríti a hűtőt, és mit tartalmaz a rendszeres takarítás. Egy nehéz vagy bekötött gép mögé nem lehet ugyanúgy hozzáférni, mint egy könnyen felemelhető kávéfőző alá. Ha az iroda tisztának látszik, mégis visszatér a szag, a kellemetlen irodai szagok lehetséges okairól szóló cikk segít a forrás célzott keresésében.

10. A mosdóban a szerelvények töve és a nehezen látható csatlakozások

A mosdókagyló és a csaptelep feltűnő felülete általában a takarítás része. A csap töve, a kagyló fal felőli csatlakozása vagy a szaniterek mögötti hozzáférhető részek azonban könnyebben kimaradnak. Vízkő, szappanmaradvány és nedvesség jelenhet meg ezeken a pontokon akkor is, ha a mosdó összességében tisztának tűnik.

Ellenőrzéskor nemcsak felülről érdemes ránézni a mosdóra. A csatlakozások állapota, az adagolók környéke és a hozzáférhető oldalsó felületek is számítanak. Ha egy folt visszatér vagy tartós nedvesség látszik, azt jelezni kell az üzemeltetőnek is: a tisztítás nem helyettesíti egy esetleges csöpögés vagy más műszaki hiba javítását.

Hogyan kerüljenek be ezek a helyek a takarítási tervbe?

Egy tízpontos lista akkor hasznos igazán, ha az iroda saját használatához igazítják. Egy kis, néhány fős irodában más terület kap nagy terhelést, mint egy ügyfélforgalmas budapesti irodaházban. Van, amit minden takarításkor érdemes elvégezni, míg egy magas szekrény teteje vagy egy nehezen hozzáférhető bútorsor mögötti terület inkább időszakos feladat. A megfelelő ütemezést a helyszíni állapot és a használat alapján lehet meghatározni.

Egy rövid bejáráson ezt az öt kérdést érdemes tisztázni:

• Hol jelenik meg rendszeresen szennyeződés? Ne csak a leglátványosabb felületeket nézzék.
• Mihez lehet biztonságosan hozzáférni? A kábelek, iratok és nehéz bútorok kezelésére legyen szabály.
• Melyik feladat része a rendszeres takarításnak? A külön időszakos munkákat is nevezzék meg.
• Ki jelzi a visszatérő problémát? Egy pontos helymegjelölés többet ér az általános „poros az iroda” visszajelzésnél.
• Mikor vizsgálják felül a tervet? Létszámváltozás, átrendezés vagy nagyobb ügyfélforgalom után érdemes újra bejárni a helyiségeket.

A takarítás általános minőségellenőrzéséhez külön segítséget ad a B2B takarítási auditról szóló útmutató. Ha inkább az a kérdés, hogy az iroda használatához naponta, hetente vagy más ütemben szükséges-e takarítás, azt a takarítási gyakoriságról szóló cikk tárgyalja részletesen.

Gyakori kérdések az irodatakarításból kimaradó helyekről

Melyik terület marad ki legkönnyebben egy iroda takarításából?

Jellemzően azok a területek, amelyek nem látszanak álló helyzetből, vagy amelyekhez tárgyakat kell elmozdítani. Ilyen lehet az íróasztal mögötti padló, a székek alatti rész, a magas szekrény teteje és a teakonyhai gépek környezete. A konkrét kockázatot mindig az iroda berendezése határozza meg.

Minden alkalommal meg kell tisztítani mind a tíz helyet?

Nem feltétlenül. A nagy forgalmú, gyorsan szennyeződő pontok gyakrabban igényelhetnek figyelmet, míg más részeket időszakos ütemezésben célszerű tisztítani. A fontos az, hogy egyik terület se maradjon meghatározatlan ideig feladatgazda nélkül.

Elmozdíthatja a takarító az irodai eszközöket és iratokat?

Ezt előre egyeztetni kell. A személyes tárgyakra, bizalmas iratokra, kábelekre és elektronikai eszközökre vonatkozó szabályok irodánként eltérhetnek. Ha egy terület csak az eszközök elmozdításával érhető el, érdemes kijelölni, ki és mikor készíti elő a takarításhoz.

Hogyan jelezzem, ha mindig ugyanaz a rész marad ki?

Pontosan nevezd meg a helyet és a tapasztalt problémát, például: „A második tárgyaló üvegfalának alsó sínjében por marad.” Így a szolgáltató tudja, melyik feladaton kell változtatni. Ha a jelzés után is visszatér a probléma, a munkaleírást és az ellenőrzési pontokat is érdemes felülvizsgálni.

A nehezen hozzáférhető helyek tisztítása nagytakarításnak számít?

Nem automatikusan. Néhány terület beépíthető a rendszeres irodatakarításba, mások külön időt, eszközt vagy előkészítést igényelnek. A pontos tartalom attól függ, miben állapodtak meg, és milyen állapotban van az iroda.

Mire figyeljek, ha Budapesten vagy Pest vármegyében kérek ajánlatot irodatakarításra?

Az alapterület mellett mutasd meg a helyiségek használatát, a munkatársak és látogatók számát, a nehezen hozzáférhető részeket, valamint azt, hogy mely feladatokat várod el rendszeresen vagy időszakosan. Így a helyszíni felmérés alapján pontosabb feladatlista és ajánlat készülhet.

Az alapos irodatakarítás a részleteknél válik láthatóvá

Egy tiszta iroda fenntartása nem azon múlik, hogy minden alkalommal minden bútort elmozdítanak-e. Az számít, hogy a könnyen kihagyható helyek is szerepelnek-e egy átgondolt, az iroda működéséhez igazított rendszerben. Ha pontosak a feladatok, a hozzáférési szabályok és az ellenőrzési pontok, kevesebb lesz a visszatérő, nehezen megfogható panasz.

A Rapid Takarítás Budapesten és Pest vármegyében vállal irodatakarítást, helyszíni felmérésre épülő, az adott iroda igényeihez igazított feladatokkal. A csapat munkamódszerét a Rólunk oldalon ismerheted meg. Ha azt szeretnéd tisztázni, hogy a te irodádban mely részek igényelnek rendszeres vagy időszakos figyelmet, a kapcsolatfelvételi oldalon kérhetsz ajánlatot.