Sokszor felmerül a kérdés, hogy milyen sűrűn kell egy irodát takarítani: naponta, hetente kétszer vagy elegendő hetente egyszer?
Erre nincs minden vállalkozásra érvényes válasz. Egy öt fővel működő, kevés ügyfelet fogadó iroda teljesen más takarítási igényt jelent, mint egy több tucat munkatársat foglalkoztató, folyamatos ügyfélforgalmú munkahely. A megfelelő irodatakarítási gyakoriságot elsősorban a dolgozók száma, a helyiségek használata, az ügyfélforgalom, a burkolatok típusa és a közös terek terheltsége határozza meg.
A cél nem az, hogy minden felületet minden nap ugyanúgy takarítsanak. Sokkal hatékonyabb olyan rendszert kialakítani, amelyben a napi, heti és időszakos feladatok elkülönülnek egymástól.
Milyen gyakran érdemes takarítani egy irodát?
Röviden: a használat intenzitásához kell igazítani a takarítást
Kisebb, alacsony forgalmú irodánál elegendő lehet heti néhány alkalom, míg nagyobb vagy intenzíven használt munkahelyeken napi takarításra is szükség lehet. A gyakoriság meghatározásakor nem érdemes kizárólag az iroda alapterületéből kiindulni.
Egy 150 négyzetméteres iroda tíz munkatárssal sokkal kisebb terhelést kaphat, mint ugyanekkora terület negyven dolgozóval, rendszeres ügyfélforgalommal és egész nap használt tárgyalókkal.
A valódi kérdés ezért nem az, hogy: „Hány négyzetméter az iroda?”
hanem az, hogy:
„Hogyan használják ezt a területet egy átlagos munkanapon?”
Mely tényezők határozzák meg az irodatakarítás gyakoriságát?
1. Hány ember használja rendszeresen az irodát?
Minél több munkatárs használja ugyanazokat a helyiségeket, annál gyorsabban jelenik meg:
- por és egyéb szennyeződés,
- hulladék,
- cipővel behordott szennyeződés,
- folt a közös felületeken,
- fokozott terhelés a mosdókban és a teakonyhában.
Nem mindegy az sem, hogy a munkatársak minden nap az irodában dolgoznak-e.
Egy hibrid munkarendben működő cégnél előfordulhat, hogy hétfőn és pénteken alig használják az épületet, míg kedden, szerdán és csütörtökön szinte minden munkaállomás foglalt. Ilyen esetben a takarítási rendszernek is érdemes követnie a valós használatot.
2. Van rendszeres ügyfélforgalom?
Az ügyfélfogadás jelentősen megváltoztatja a prioritásokat.
Egy olyan irodában, ahová naponta ügyfelek, üzleti partnerek vagy beszállítók érkeznek, különösen fontos:
- a recepció állapota,
- a bejárati terület,
- az üvegfelületek,
- a tárgyalók,
- a vendégmosdók,
- a közlekedők tisztasága.
Ezek nem feltétlenül a legnagyobb területek, mégis közvetlenül befolyásolják az első benyomást.
Egy ügyfél ritkán látja a teljes irodát. Azt viszont rögtön észreveszi, ha a bejárati ajtó üvege foltos, a tárgyalóasztalon por van vagy a vendégmosdó nincs megfelelő állapotban.
Mely helyiségek igényelnek gyakoribb takarítást?
Nem minden irodahelyiség terhelése azonos.
Mosdók
A mosdók jellemzően az iroda egyik legintenzívebben használt területei.
Nagyobb létszám vagy ügyfélforgalom esetén a napi egyszeri ellenőrzés sem feltétlenül elegendő. Fontos lehet napközben is ellenőrizni:
- a mosdókagylókat,
- WC-ket,
- padlót,
- szappan- és papírellátást,
- hulladékgyűjtőket.
Itt különösen jól látható, hogy a takarítás és az ellenőrzés nem mindig ugyanazt jelenti. Egy területet nem feltétlenül kell minden alkalommal teljesen újratakarítani, de az állapotát szükséges lehet ellenőrizni.
Teakonyha és étkező
A teakonyha nagyon gyorsan problémás területté válhat. Kávé, víz, ételmaradék, mosatlan edények és intenzíven használt munkafelületek miatt akár néhány óra alatt is látványosan romolhat az állapota.
Nagyobb irodában ezért célszerű lehet naponta foglalkozni:
- a munkapultokkal,
- mosogatóval,
- asztalokkal,
- padlóval,
- hulladékgyűjtőkkel.
A hűtőszekrény, szekrénybelsők vagy egyéb kevésbé kritikus területek tisztítása viszont időszakos feladatként is kezelhető.
Bejárat és recepció
A bejárati terület szennyezettségét erősen befolyásolja az időjárás. Ősszel és télen a nedvesség, sár és apró kavicsok miatt akár naponta többször is szükség lehet kisebb beavatkozásra. Ez nemcsak esztétikai kérdés. A nedves vagy szennyezett padló a biztonságos közlekedést is befolyásolhatja.
Munkaállomások
Az íróasztalok esetében már összetettebb a helyzet.
Nem minden vállalkozás szeretné, hogy a takarító személyes tárgyakat, dokumentumokat vagy elektronikai eszközöket mozgasson. Ezért előre célszerű meghatározni, pontosan mely felületek tartoznak a rendszeres takarításba. A jól működő irodatakarítás nem általános „mindent megtisztítunk” ígéretre épül, hanem előre meghatározott feladatokra és gyakoriságokra.
Mit érdemes naponta takarítani egy irodában?
Nagyobb vagy rendszeresen használt irodákban a napi fenntartó takarítás jellemzően a leggyorsabban szennyeződő területekre koncentrál.
Ide tartozhat:
- szemetesek ürítése,
- mosdók tisztítása,
- teakonyha rendbetétele,
- közlekedők porszívózása vagy felmosása,
- bejárati terület tisztítása,
- gyakran használt közös felületek kezelése,
- tárgyalók rendbetétele.
Nem szükséges azonban minden nap minden feladatot ugyanazzal az intenzitással elvégezni. Ez az egyik legfontosabb különbség egy jól szervezett és egy túlzottan általános takarítási rendszer között.
Mit lehet heti rendszerességgel elvégezni?
A kevésbé intenzíven szennyeződő területek kezelhetők heti feladatként.
Ilyen lehet például:
- kevésbé használt helyiségek alaposabb portalanítása,
- szekrények külső felületének tisztítása,
- kisebb üvegfelületek kezelése,
- nehezebben hozzáférhető részek portalanítása,
- kevésbé forgalmas helyiségek padlóinak alaposabb tisztítása.
A pontos feladatlista mindig az adott irodától függ.
Éppen ezért egy professzionális takarítási szolgáltatás tervezésénél nemcsak azt kell meghatározni, mit kell takarítani, hanem azt is, milyen gyakran szükséges az adott feladatot elvégezni.
Milyen feladatok tartoznak az időszakos takarításhoz?
Vannak olyan munkák, amelyeket nem indokolt napi vagy heti rendszerességgel elvégezni.
Ilyen lehet például:
- teljes ablaktisztítás,
- szőnyeg mélytisztítása,
- kárpittisztítás,
- magasabban lévő felületek portalanítása,
- nehezen hozzáférhető területek tisztítása,
- nagyobb gépi padlótisztítás,
- teljes körű nagytakarítás.
Ezek gyakoriságát többek között a használat, a burkolatok állapota és az évszak is befolyásolja. Egy tárgyaló szőnyege például rendszeres ügyfélforgalom mellett hamarabb igényelhet mélytisztítást, mint egy ritkán használt vezetői iroda burkolata.
Napi vagy heti irodatakarítás: melyik a jobb?
Nincs általánosan jobb megoldás
A napi takarítás nem automatikusan jobb, a heti takarítás pedig nem automatikusan olcsóbb vagy rosszabb. A megfelelő megoldást az határozza meg, hogy az adott időszak alatt mennyi szennyeződés keletkezik.
Ha egy irodában hétfőn megtörténik a takarítás, de szerda délutánra már:
- megtelnek a szemetesek,
- erősen szennyezett a konyha,
- foltosak a közlekedők,
- kifogynak a higiéniai fogyóanyagok,
akkor a heti egyszeri takarítás nyilvánvalóan kevés. Másik oldalon egy négyfős iroda esetében, ahol alacsony az ügyfélforgalom és a munkatársak részben otthonról dolgoznak, a napi teljes takarítás túlzás lehet.
Miért nem érdemes kizárólag az ár alapján csökkenteni a gyakoriságot?
Elsőre logikusnak tűnhet, hogy kevesebb takarítás kisebb költséget jelent. Ez azonban nem mindig ilyen egyszerű. Ha két takarítás között túl sok szennyeződés halmozódik fel, a következő alkalom több munkát igényelhet. Egy elhanyagoltabb konyha, erősebben szennyezett padló vagy hosszabb ideje kezeletlen mosdó több időt és intenzívebb munkát követelhet.
Ezért nemcsak az számít, hogy mennyibe kerül egy alkalom. A takarítás árának megítélésekor célszerű a teljes rendszer költségét és az elvárt állapotot együtt vizsgálni.
Honnan lehet tudni, hogy túl ritka a takarítás?
Néhány jel gyorsan megmutatja, ha a jelenlegi rendszer már nem tart lépést az iroda használatával.
Ilyen lehet:
- rendszeresen megtelő szemetes,
- napközben kellemetlen állapotú mosdó,
- folyamatosan szennyezett teakonyha,
- látható por a felületeken,
- gyorsan koszolódó bejárat,
- munkatársaktól érkező ismétlődő panasz,
- tárgyalás előtt szükségessé váló gyors rendrakás.
Ha ezek rendszeresen előfordulnak, nem feltétlenül a takarítás minősége rossz. Lehetséges, hogy egyszerűen rosszul van meghatározva a gyakoriság.
Lehet túl gyakran is takarítani?
Igen.
Ha minden területet minden nap ugyanolyan intenzitással kezelnek, miközben erre nincs tényleges szükség, az feleslegesen növelheti:
- a munkaidőt,
- a vízfelhasználást,
- a tisztítószer-felhasználást,
- a szolgáltatás költségét.
A cél ezért nem a lehető legtöbb takarítás, hanem a megfelelő gyakoriság.
Egy jól kialakított rendszerben a magas terhelésű pontok több figyelmet kapnak, míg a kevésbé használt helyiségek ritkábban kerülnek sorra. Ez a szemlélet közelebb áll a valódi igényekhez, mint egy minden helyiségre azonos gyakoriságot előíró megoldás.
Hogyan határozható meg a megfelelő takarítási gyakoriság?
Először a helyszínt kell felmérni
Egy korrekt takarítási rendszer kialakításához érdemes megvizsgálni:
- mekkora a terület,
- hány ember használja,
- mely helyiségek a legforgalmasabbak,
- van-e ügyfélforgalom,
- milyen burkolatok találhatók az épületben,
- hogyan működik a konyha és a mosdó,
- milyen időpontban végezhető a takarítás,
- milyen időszakos feladatokra van szükség.
Ezután lehet eldönteni, mi történjen:
- naponta,
- heti több alkalommal,
- hetente,
- havonta,
- időszakosan.
A rendszer később módosítható is.
Egy iroda létszáma növekedhet, új területet nyithatnak meg, megváltozhat a hibrid munkarend vagy nőhet az ügyfélforgalom. Ilyenkor a korábban megfelelő takarítási gyakoriság már kevés lehet. A B2B takarítási audit éppen azért hasznos szemlélet, mert nemcsak azt vizsgálja, hogy megtörtént-e a takarítás, hanem azt is, hogy a kialakított rendszer megfelelő eredményt ad-e.
Munkaidőben vagy munkaidő után érdemes takarítani?
A gyakoriság mellett a munkavégzés időpontja is befolyásolja a takarítás hatékonyságát. Egy teljes iroda alapos takarítása általában könnyebb akkor, amikor kevesebb munkatárs tartózkodik a helyszínen. Ugyanakkor nagyobb épületekben szükség lehet napközbeni fenntartó feladatokra is, például a mosdók, konyhák vagy bejáratok ellenőrzésére.
Ezért a két megoldás akár kombinálható is. A kérdés azonban külön döntési helyzetet jelent, ezért ezt egy következő cikkben részletesen is körbejárjuk.
Gyakran ismételt kérdések
Elég hetente egyszer kitakarítani egy irodát?
Kisebb, alacsony létszámú és kevésbé intenzíven használt irodában elegendő lehet, de forgalmasabb munkahelyen a heti egyszeri takarítás általában kevés lehet. A tényleges gyakoriságot a használat alapján kell meghatározni.
Mikor indokolt a napi irodatakarítás?
Napi takarítás különösen nagyobb létszám, rendszeres ügyfélforgalom, intenzíven használt mosdók és teakonyhák, illetve nagy forgalmú közös terek esetén lehet indokolt.
Minden helyiséget ugyanannyiszor kell takarítani?
Nem. A mosdó, konyha vagy bejárat általában gyakrabban igényel figyelmet, mint egy ritkán használt tárgyaló vagy tároló.
Hány alkalommal érdemes takarítani hetente egy kisebb irodát?
Erre nincs univerzális szám. A dolgozók létszáma, a hibrid munkarend, az ügyfélforgalom és a helyiségek használata alapján kell meghatározni. Sok esetben heti több alkalom megfelelő kiindulópont lehet.
Befolyásolja az irodatakarítás gyakorisága az árat?
Igen. A gyakoriság az egyik fontos árképzési tényező, de mellette a terület mérete, tagoltsága, a feladatok és a szennyezettség is számít.
Kell-e minden nap fertőtleníteni az egész irodát?
Nem feltétlenül. A szükséges tisztítási és higiéniai folyamatokat a terület használatához kell igazítani. Nem minden felület igényel ugyanolyan kezelést vagy gyakoriságot.
Mikor érdemes módosítani a takarítási tervet?
Ha változik a létszám, nő az ügyfélforgalom, új helyiségeket kezdenek használni, megváltozik a munkarend, vagy rendszeresen problémák jelentkeznek két takarítás között, érdemes újragondolni a gyakoriságot.
Milyen gyakran lenne ideális az Ön irodáját takarítani?
A megfelelő irodatakarítási rendszer nem sablon alapján készül. Más gyakoriság szükséges egy néhány fős, hibrid munkarendben működő irodában, és más egy egész napos ügyfélforgalmat kezelő vállalkozásnál.
A cél az, hogy akkor és ott történjen takarítás, ahol arra valóban szükség van, miközben a szolgáltatás hosszú távon is kiszámítható és gazdaságosan működtethető.
A Rapid Takarítás Budapesten és Pest vármegyében rendszeres céges és irodatakarítási feladatokat is vállal. Ha nem biztos abban, hogy napi, heti több alkalmas vagy más rendszer lenne megfelelő, a kapcsolatfelvétel során a helyszín és az igények alapján pontosítható a szükséges takarítási gyakoriság.
Telefon: +36 30 436 6030
Telefon: +36 70 563 8920
E-mail: kapcsolat@rapidtakaritas.hu