Az irodatakarítás egyik legpraktikusabb időpontja az, amikor az iroda már kiürült

Nincsenek dolgozók a folyosókon, nem kell kerülgetni a tárgyalásokat, szabadon hozzáférhetők a közös területek, és a takarítás nem zavarja a napi munkavégzést.

Az esti vagy kora reggeli irodatakarítás azonban felvet egy fontos kérdést: hogyan engedünk be egy külső takarítócsapatot úgy az irodába, hogy közben a kulcsok, belépőkártyák, riasztórendszer, számítógépek, dokumentumok és egyéb céges értékek biztonságban maradjanak?

Egy professzionális irodatakarításnál ezért nem kizárólag azt kell meghatározni, hogy mit kell felmosni, portalanítani vagy fertőtleníteni. A hozzáférést és a felelősségi köröket is előre tisztázni kell.

Röviden: biztonságos lehet az irodatakarítás munkaidőn kívül?

Igen.

A munkaidőn kívüli irodatakarítás biztonságosan megszervezhető, ha előre szabályozott:

• ki léphet be az épületbe,
• mikor történhet a belépés,
• hogyan kezelik a kulcsot vagy belépőkártyát,
• ki ismeri a riasztó kezelésének módját,
• mely helyiségekbe szabad belépni,
• mely helyiségekhez nincs hozzáférése a takarítóknak,
• hogyan kezelik az íróasztalokon található dokumentumokat,
• mi történik rendkívüli esemény esetén.

A lényeg tehát nem egyszerűen az, hogy „odaadjuk a kulcsot a takarítónak”.

A jól működő céges irodatakarítás mögött egyértelmű munkaszervezésnek kell állnia.

Miért végzik sok irodában munkaidő után a takarítást?

Az egyik legfontosabb ok a zavartalan munkavégzés.

Egy működő irodában napközben folyamatosan:

• telefonálnak,
• tárgyalnak,
• közlekednek,
• használják a mosdókat,
• dolgoznak az íróasztaloknál,
• ügyfeleket fogadnak,
• használják a teakonyhát és a közös helyiségeket.

Eközben porszívózni, felmosni vagy nagyobb területeket tisztítani nem mindig praktikus. A munkaidőn kívüli takarítás egyik előnye ezért az, hogy a takarítócsapat sokkal szervezettebben fér hozzá a területekhez. A másik oldal viszont az, hogy ilyenkor gyakran nincs jelen az iroda munkatársa.

Ezzel a takarítás már nem pusztán higiéniai, hanem bizalmi és biztonsági kérdéssé is válik.

A kulcskezelés az egyik legfontosabb kérdés

Ha a takarítás az iroda bezárása után történik, valamilyen módon biztosítani kell a bejutást.

Ez történhet például:

• fizikai kulccsal,
• belépőkártyával,
• elektronikus beléptetőrendszerrel,
• portaszolgálaton keresztül,
• előre meghatározott személy jelenlétében.

Nem az a lényeg, hogy melyik megoldást választja a cég, hanem hogy egyértelmű legyen, ki rendelkezik hozzáféréssel és milyen feltételekkel.

Miért problémás a kontrollálatlan kulcsátadás?

Egy iroda kulcsa nem egyszerű használati tárgy.

Hozzáférést biztosíthat:

• munkaállomásokhoz,
• elektronikai eszközökhöz,
• üzleti dokumentumokhoz,
• készletekhez,
• raktárhelyiségekhez,
• személyes tárgyakhoz,
• bizalmas információkat tartalmazó területekhez.

Ezért érdemes pontosan meghatározni, hogy a kulcs vagy belépőkártya kihez kerülhet. Egy megbízható irodatakarító cég kiválasztásakor ezért nem csak a takarítás minőségét érdemes vizsgálni. A munkaszervezés és a hozzáférések kezelése ugyanolyan lényeges.

Mi történjen a riasztórendszerrel?

Sok modern irodában a munkanap végén automatikusan vagy manuálisan aktiválják a riasztórendszert.

Ha ezt követően érkezik a takarítócsapat, előre meg kell határozni:

• hogyan történik a riasztó kikapcsolása,
• mely területekre vonatkozik a jogosultság,
• ki rendelkezhet kóddal,
• mikor kell újra aktiválni a rendszert,
• kit kell értesíteni rendellenesség esetén.

A riasztókódot nem célszerű szükségtelenül sok emberrel megosztani.

Nagyobb cégeknél sokkal jobb megoldás lehet a személyhez kötött hozzáférés vagy olyan beléptetési rendszer használata, amely naplózza a belépéseket.

Nem biztos, hogy a takarítónak mindenhová be kell jutnia

Az irodatakarítási feladatokat érdemes zónákra bontani.

Vannak általánosan takarítható területek:

• recepció,
• folyosó,
• tárgyaló,
• munkaállomások környezete,
• mosdó,
• teakonyha,
• közösségi helyiségek.

És lehetnek korlátozott hozzáférésű helyiségek:

• irattár,
• szerverterem,
• pénzügyi részleg,
• vezetői iroda,
• raktár,
• műszaki helyiség,
• speciális dokumentumokat tartalmazó helyiségek.

Ha valamely területet nem kell takarítani, vagy külön engedély szükséges hozzá, azt nem érdemes szóban, alkalomszerűen kezelni. A hozzáférési szabály legyen egyértelmű.

Mi történjen az íróasztalokon lévő dokumentumokkal?

Ez az egyik leggyakoribb gyakorlati probléma.

Egy íróasztalon egyszerre lehet:

• szerződés,
• számla,
• ügyféladat,
• jegyzet,
• belső dokumentum,
• személyes tárgy,
• elektronikai eszköz.

A takarító feladata alapvetően nem ezek rendszerezése.

Jó gyakorlat: a dokumentumokat ne mozgassák szükségtelenül

Ha egy asztal tele van papírokkal, nem érdemes elvárni a takarítótól, hogy eldöntse:

• „Ezt felemelhetem?”
• „Ezt arrébb tehetem?”
• „Ez fontos?”
• „Ezt kidobhatom?”

Sokkal tisztább rendszer, ha előre meghatározott szabály van arra, hogy a takarító csak a szabadon hozzáférhető felületeket tisztítja. Így kisebb az esélye annak, hogy egy dokumentum elmozdul, elkeveredik vagy véletlenül hulladéknak tűnik.

A szemetes sem mindig egyszerű kérdés

Irodai környezetben különösen fontos tisztázni azt is, hogy mi tekinthető hulladéknak. Az asztal mellett lévő papír nem feltétlenül szemét. A szemetesben található papír viszont általában már annak tekinthető. Éppen ezért jó működési szabály lehet, hogy a takarítócsapat kizárólag a kijelölt hulladékgyűjtők tartalmát üríti. Bizalmas dokumentumok megsemmisítésére pedig célszerű külön vállalati folyamatot alkalmazni.

Mi legyen a számítógépekkel és elektronikai eszközökkel?

Monitorok, billentyűzetek, laptopok, dokkolók és egyéb elektronikai eszközök tisztításánál különösen fontos a megfelelő eljárás. Az általános tisztítószer nem feltétlenül alkalmazható minden elektronikai felületen. A CDC általános létesítménytakarítási útmutatója is azt javasolja, hogy elektronikus eszközöknél az adott gyártó tisztítási előírásait kell követni.

Ezért az irodatakarítási feladatlistában érdemes pontosítani:

• tisztítható-e a monitor,
• tisztítható-e a billentyűzet,
• milyen szer használható,
• mihez nem nyúlhat a takarító.

A „töröljünk át mindent” megközelítés elektronikánál nem megfelelő munkamódszer.

A szerverterem külön kategória

A szerverterem vagy hálózati helyiség nem hagyományos irodatér. Értékes és működéskritikus informatikai berendezéseket tartalmazhat, ezért a hozzáférést és a takarítás módját külön kell szabályozni. Ha nincs kifejezett megállapodás a takarítására, célszerű korlátozott területként kezelni. Ugyanez igaz minden olyan helyiségre, ahol egy hibás mozdulat vagy nem megfelelő tisztítószer jelentős kárt okozhat.

Takarítás és fertőtlenítés nem ugyanaz

Az irodai higiénia kapcsán gyakran összemosódik a két fogalom. A tisztítás elsősorban a szennyeződések eltávolítását jelenti. A fertőtlenítés célja ettől eltérő.

A CDC jelenlegi létesítménytakarítási útmutatója szerint normál irodai és közösségi környezetben a rendszeres tisztítás sok esetben elegendő, míg fertőtlenítés különösen indokolt lehet például akkor, ha valaki beteg volt a területen. A gyakran érintett felületeket ugyanakkor rendszeresen kell tisztítani.

Ez azért fontos, mert egy professzionális takarításnak nem attól kell „profibbnak” tűnnie, hogy mindenre automatikusan erős fertőtlenítőszert használnak. A megfelelő eljárás mindig a felülethez és a valós higiéniai igényhez igazodik.

Melyek az iroda gyakran érintett felületei?

Egy irodában külön figyelmet érdemelhetnek például:

• kilincsek,
• kapcsolók,
• liftgombok,
• korlátok,
• csaptelepek,
• közös konyhai fogantyúk,
• tárgyalóasztalok,
• közösen használt eszközök.

A CDC is külön kezeli az úgynevezett high-touch, vagyis gyakran érintett felületeket, amelyek tisztítása általában gyakoribb figyelmet igényel. Ez azonban nem jelenti azt, hogy minden iroda minden pontját azonos gyakorisággal kell kezelni.

A megfelelő ütemezést a tényleges használat alapján kell kialakítani. A Rapid Takarítás külön útmutatóban foglalkozik azzal is, hogy milyen gyakran érdemes takarítani egy irodát.

Munkaidő előtt, után vagy közben jobb takarítani?

Nincs minden irodára érvényes egyetlen jó megoldás.

Munkaidő előtt

Előnye, hogy a dolgozók már tiszta irodába érkeznek.

Hátránya lehet, hogy nagyon korai munkakezdést igényel, illetve az épület hozzáférése ilyenkor is külön szervezést igényelhet.

Munkaidő után

Sok iroda számára ez a legkevésbé zavaró időszak. A munkatársak távozása után a takarítócsapat könnyebben hozzáférhet a közös terekhez és padlófelületekhez. Ilyenkor viszont különösen fontos a belépési és biztonsági rendszer.

Munkaidőben

Kisebb, kevésbé intenzív feladatoknál működhet. Nagyobb porszívózás, gépi padlótisztítás vagy komplex takarítás azonban zavarhatja a napi működést. A megfelelő időpont ezért mindig az iroda munkarendjétől függ.

Hibrid munkarend mellett újra kell gondolni az irodatakarítást

A hibrid munkavégzés miatt sok iroda már nem minden hétköznap azonos intenzitással működik.

Előfordulhat például, hogy:

• hétfőn kevesen vannak bent,
• kedden és szerdán szinte teljes az iroda,
• pénteken ismét minimális a létszám.

Ebben az esetben nem biztos, hogy a hagyományos, minden nap azonos intenzitású takarítás a legjobb rendszer. Érdemes a takarítást a tényleges használathoz igazítani. A nagyobb forgalmú napok után részletesebb takarítás, kevésbé terhelt napokon pedig kisebb fenntartó munka is elegendő lehet.

Hogyan lehet ellenőrizni az esti takarítás minőségét?

Ha a takarítás akkor történik, amikor az irodavezető már nincs jelen, különösen fontos az ellenőrizhetőség. A cél nem az, hogy valaki minden este végignézze a takarítást. A cél az, hogy az eredmény következetesen ellenőrizhető legyen.

Érdemes figyelni például:

• a mosdók állapotát,
• a padlók tisztaságát,
• a közös felületeket,
• a konyhát,
• a szemeteseket,
• a bejáratot,
• a tárgyalókat.

Az objektív ellenőrzésről részletesebben a B2B takarítási audit cégeknek című útmutatóban írtunk.

Mi történik, ha valami megsérül?

Ez az egyik oka annak, hogy céges környezetben nem közömbös, ki végzi a takarítást.

Takarítás közben előfordulhat például:

• egy tárgy sérülése,
• bútor károsodása,
• üveg törése,
• technikai eszköz sérülése,
• burkolat károsodása.

Ezért érdemes azt is ellenőrizni, hogy a szolgáltató rendelkezik-e megfelelő felelősségbiztosítással. A Rapid Takarítás céges takarítási szolgáltatásait ellenőrzött munkatársakkal és felelősségbiztosítás mellett végzi.

Miért fontos az állandó vagy stabil takarítócsapat?

Egy iroda sajátosságait idővel meg kell tanulni.

Hol található:

• a riasztó,
• a világítás,
• a takarítószerek helye,
• a hulladékgyűjtő,
• melyik ajtó maradjon zárva,
• melyik területhez nincs hozzáférés,
• mely felületek igényelnek különleges kezelést.

Ha folyamatosan teljesen új emberek érkeznek, minden alkalommal nagyobb az információvesztés és a félreértés lehetősége. Ezért céges környezetben komoly előnyt jelenthet a stabil, ellenőrzött csapat.

Mit érdemes tisztázni a takarítás megkezdése előtt?

A legfontosabb kérdések:

Ki léphet be az irodába?

Legyen egyértelmű, hogy pontosan mely munkatársak rendelkeznek hozzáféréssel.

Hogyan történik a belépés?

Kulccsal, kártyával, recepció segítségével vagy más módon.

Mely területek zártak?

A szerverterem, irattár vagy más érzékeny helyiség külön szabályozható.

Mihez nyúlhat a takarító?

Különösen az íróasztalokon lévő dokumentumok és elektronikai eszközök esetében fontos.

Hogyan kezelik a riasztót?

Ne a takarítás első estéjén kelljen ezt kitalálni.

Mi történik rendellenesség esetén?

Legyen elérhető kapcsolattartó, akit probléma esetén értesíteni lehet.

Milyen irodatakarítási rendszer működik jól Budapesten?

Budapesti irodáknál különösen gyakori a:

• társasházban működő kisebb iroda,
• többemeletes irodaház,
• recepcióval működő üzleti központ,
• coworking környezet,
• beléptetőrendszerrel rendelkező vállalati iroda.

Egy Váci úti irodaház, egy belvárosi ügyvédi iroda és egy Pest megyei kisebb vállalati telephely működése egészen eltérő lehet. Ezért a professzionális irodatakarítást Budapesten és környékén nem célszerű egyetlen sablon alapján megszervezni.

A takarítás időpontját, gyakoriságát, hozzáférését és feladatlistáját az adott iroda működéséhez kell igazítani.

Gyakran ismételt kérdések

Lehet irodatakarítást kérni munkaidő után?

Igen. Sok iroda számára kifejezetten praktikus az esti vagy munkaidő előtti takarítás, mert így a munkavégzés és a takarítás nem zavarja egymást.

Biztonságos kulcsot adni egy takarító cégnek?

Megfelelően szabályozott kulcskezelés mellett igen. Fontos, hogy előre tisztázott legyen, ki férhet hozzá a kulcshoz vagy belépőkártyához, és milyen célból használhatja.

A takarító elmozdíthatja az íróasztalon lévő dokumentumokat?

Ezt célszerű előre szabályozni. Biztonságosabb működés érdekében jó gyakorlat lehet, hogy a takarító csak a szabadon hozzáférhető felületeket tisztítja, a dokumentumokat pedig nem rendezi át.

A takarító bemehet a szerverterembe?

Csak akkor, ha erre kifejezett engedély és megfelelő takarítási eljárás van. A szerverterem működéskritikus technikai terület, ezért nem célszerű hagyományos irodatérként kezelni.

Munkaidőben vagy munkaidő után jobb az irodatakarítás?

Ez az iroda használatától függ. Nagyobb forgalmú irodáknál gyakran praktikusabb a munkaidőn kívüli takarítás, kisebb helyszíneken azonban napközbeni munkavégzés is megoldható.

Hogyan ellenőrizhető a takarítás, ha este történik?

Előre meghatározott minőségi követelményekkel, rendszeres helyszíni ellenőrzéssel, kapcsolattartással és a visszatérő problémák dokumentálásával.

A professzionális irodatakarítás a tisztaságnál kezdődik, de nem ott ér véget

Egy irodatakarító csapat sok esetben akkor dolgozik az épületben, amikor a cég munkatársai már hazamentek. Ez jelentős bizalmat feltételez. Ezért egy jól működő irodatakarítási szolgáltatás nem csupán arról szól, hogy reggelre tiszta legyen a padló és üres legyen a szemetes.

Ugyanilyen fontos:

• a megbízható személyzet,
• a szabályozott hozzáférés,
• az egyértelmű feladatlista,
• a diszkrét munkavégzés,
• a megfelelő felelősségi rendszer,
• és a következetesen ellenőrizhető minőség.

Ha Budapesten vagy Pest megyében olyan irodatakarítási megoldást keresel, amely a céged működéséhez és időbeosztásához igazodik, a Rapid Takarításnál egyedi ajánlatot kérhetsz. A takarítás gyakoriságát, időpontját és pontos feladatait a helyszín adottságai alapján lehet kialakítani.