Mikor érdemes takarítani a régi és az új irodát?

Irodaköltözéskor egyszerre kell összehangolni a csomagolást, a bútorok szállítását, az informatikai eszközök telepítését és a munkatársak visszatérését. A takarítás könnyen a feladatlista végére kerül, pedig az időzítése több más munkafolyamatot is befolyásol. Ha túl korán történik, a költöztetés újra összekoszolhatja a helyiségeket, ha pedig túl későn, már a berendezés akadályozhatja a hozzáférést.

A régi iroda utolsó takarítását általában a kiköltözés és az egyeztetett javítások után, az átadás előtt célszerű elvégezni. Az új iroda alapos tisztítását lehetőség szerint a bútorok érkezése előtt érdemes időzíteni, majd a költöztetés után szükség lehet egy célzott utótakarításra. A pontos sorrendet mindkét helyszínen az aktuális állapothoz, a hozzáféréshez és a használatbavétel időpontjához kell igazítani.

Egy budapesti vagy Budapest környéki irodaköltözésnél az épület nyitvatartása, a rakodási lehetőség és a lift használata is befolyásolhatja az ütemezést. A takarítás ezért ugyanabba a költözési tervbe kerüljön, amelyben a szállítás és az informatikai munkák szerepelnek. Így már előre látható, melyik helyiség mikor válik hozzáférhetővé, és meddig kell elkészülnie.

Először az átadás és a munkakezdés időpontját rögzítse

A takarítás ütemezését két biztos időpontból érdemes visszafelé felépíteni. Az egyik a régi iroda átadása, a másik az új iroda első tervezett munkanapja. Ezek között kell helyet biztosítani a költöztetésnek, az esetleges javításoknak, a tisztításnak és az ellenőrzésnek.

A régi helyszínen az egyeztetett átadási állapot határozza meg, milyen feladatokat kell elvégezni. Az új irodában azt kell tisztázni, mely területeknek kell feltétlenül használhatónak lenniük az első napon. Ha például a recepció és két munkaterület korábban nyit, mint a többi helyiség, a takarítás sorrendje is ehhez igazodhat.

Hasznos egyetlen közös ütemtervet vezetni a különálló időpontlisták helyett. Ebben minden szereplő láthatja, mikor dolgoznak a költöztetők, mikor történik a szerelés, és mikor kezdődhet a takarítás. A változásokat egy kijelölt kapcsolattartó fogja össze, hogy minden érintett ugyanazzal az aktuális tervvel dolgozzon.

A régi iroda takarításának megfelelő sorrendje

A csomagolás alatt még a működést kell fenntartani

A költözés előtti napokban a dobozok, a válogatott iratok és az elmozdított bútorok miatt átalakul a takarítható terület. Ilyenkor a még használt mosdók, a konyha és a közlekedők tisztaságát továbbra is fenn kell tartani. A teljes kiköltözési takarítást azonban általában nem érdemes a csomagolás közepére időzíteni.

Az ideiglenesen lezárt vagy dobozokkal elfoglalt részeket külön kell jelölni. A takarítást végző munkatársak számára legyen világos, mely területekhez férhetnek hozzá, és mi marad későbbre. Ezzel elkerülhető, hogy egy részben hozzáférhető helyiséget tévesen késznek tekintsenek.

A végső tisztítás a kiürítés után következzen

A bútorok elszállítása után olyan padlórészek és szegélyek is hozzáférhetővé válnak, amelyeket korábban nehéz volt elérni. Az üres iroda ezért megfelelő időpontot ad a részletesebb tisztításhoz. A munka megkezdése előtt azonban ellenőrizni kell, maradt-e elszállítandó berendezés vagy csomagolóanyag a helyiségekben.

A dobozok, leselejtezett bútorok és egyéb nagyobb tárgyak elszállítását külön feladatként érdemes kezelni. Nem célszerű automatikusan feltételezni, hogy ezek eltávolítása benne van a takarítási megbízásban. Az előre tisztázott munkatartalom segít abban, hogy a takarítócsapat valóban hozzáférhető területre érkezzen.

A javítások előzzék meg az átadás előtti takarítást

Ha a kiköltözés után kisebb javítás, szerelvénycsere vagy más munka történik, annak időpontját össze kell hangolni a tisztítással. A végső takarítás után végzett beavatkozás újabb port és munkanyomokat hagyhat maga után. Emiatt lehetőség szerint a javítások befejezése után következzen az átadásra előkészítő munka.

Ha a javításokat csak több ütemben lehet elvégezni, a takarítást is ehhez kell igazítani. Ilyenkor pontosan jelölni kell, mely terület készült már el, és hol várható még munkavégzés. A teljes iroda újbóli takarítása helyett így meghatározható a valóban szükséges utómunka.

Mit érdemes tisztázni a régi iroda átadása előtt?

A bérbeadóval vagy az üzemeltetővel egyeztetett átadási állapotot még a takarítás megrendelése előtt célszerű pontosítani. Az olyan megfogalmazás, hogy „legyen kitakarítva”, eltérő elvárásokat takarhat. Egy helyiségenként rögzített feladatlista egyértelműbb alapot ad a munkához és az ellenőrzéshez.

A lista összeállításakor a tényleges állapotból kell kiindulni. Az üres munkaterületek mellett a konyhai tárolók, a mosdók és a korábban takart részletek is figyelmet igényelhetnek. A külön kezelést kívánó felületeket már az egyeztetés során érdemes megnevezni.

• Kiürített munkaterületek és tárgyalók.
• Bútorok mögött és alatt hozzáférhetővé vált padlórészek.
• Szegélyek, sarkok, ajtók és párkányok.
• A konyha egyeztetett felületei és kiürített tárolói.
• Mosdók és közös használatú helyiségek.
• Szükség szerint egyeztetett üveg- és szőnyegfelületek.
• Az átadás előtti ellenőrzés időpontja és felelőse.

A kiürítés után különösen jól láthatóvá válnak az irodatakarításból gyakran kimaradó helyek. A korábban bútorral takart szegélyeket és sarkokat ilyenkor érdemes külön ellenőrizni. Ezek hozzáférhetősége a kiköltözés egyik gyakorlati előnye, amelyet az átadás előtti tisztításnál ki lehet használni.

Az új iroda tisztítását lehetőleg a berendezés előtt végezze el

Az üres helyiségek könnyebben hozzáférhetők

A bútorok érkezése előtt a padló, a szegélyek és a helyiségek sarkai szabadabban tisztíthatók. A munkát nem akadályozzák munkaállomások, görgős székek és a földön futó ideiglenes kábelek. Emiatt az alaposabb tisztítást lehetőség szerint erre az időszakra érdemes időzíteni.

Az üres állapot azonban nem jelenti automatikusan azt, hogy az iroda takarításra kész. Ellenőrizni kell, befejeződtek-e a szerelések, működnek-e a szükséges közművek, és biztosított-e a hozzáférés. Ha még más szakemberek dolgoznak a helyiségekben, a takarítás területenkénti ütemezése lehet célszerű.

A helyszín állapota határozza meg a feladatot

Egy korábban használt, kiürített iroda más tisztítási munkát igényelhet, mint egy frissen felújított helyiség. A felmérés során külön kell választani a használatból eredő szennyeződéseket és a kivitelezési maradványokat. Ezek eltérő munkamódszert és időigényt jelenthetnek.

A beköltözés előtti irodai nagytakarítás időpontját úgy érdemes megválasztani, hogy a kezelt felületek a bútorok érkezésére használhatók legyenek. Ha például nedves szőnyegtisztítás is történik, a szükséges száradási időablakot külön bele kell számítani a tervbe. A költöztetők érkezése ezért ne pusztán a takarítás várható befejezéséhez igazodjon.

A költöztetés után célzott utótakarításra lehet szükség

A beköltözés előtti tisztaságot a szállítás és a berendezés részben megváltoztathatja. A cipővel behordott szennyeződés, a csomagolásból származó apró maradványok és a bútorok összeszerelése után újabb feladatok jelenhetnek meg. Emiatt érdemes előre fenntartani egy időablakot a költöztetés utáni ellenőrzésre és utótakarításra.

Az utómunka tartalmát a tényleges állapot alapján kell meghatározni. Előfordulhat, hogy elsősorban a közlekedők, a munkaállomások környezete és a közös helyiségek igényelnek tisztítást. Más esetben egy későbbi szerelés miatt csak egy kisebb területre kell visszatérni.

A nagyobb csomagolóanyagok eltávolítása itt is külön szervezési kérdés. Amíg kartondobozok és fóliák foglalják el a padlót, az utótakarítás csak részlegesen végezhető el. A költöztetők, az irodai kapcsolattartó és a takarítócsapat között ezért legyen egyértelmű a terület átadásának rendje.

Hogyan kapcsolódjon össze a költöztetés és az informatikai munka?

A kábelezés és a munkaállomások telepítése kapjon külön időpontot

Az informatikai eszközök telepítése gyakran a bútorok elhelyezése után történik. A szerelés során mozgathatják az asztalokat, kábeleket vezethetnek el, és csomagolóanyagokat hagyhatnak a munkaterületen. A végső utótakarítást ezért az érintett munkaállomásoknál érdemes a telepítés befejezése utánra tenni.

A feladatok elhatárolása az eszközök védelme miatt is fontos. A takarítócsapat számára legyen világos, mely felületekhez férhet hozzá, és mely berendezések kezeléséhez szükséges az informatikai munkatárs közreműködése. A kábelek leválasztását vagy az eszközök áthelyezését ne helyszíni feltételezések alapján végezzék.

Legyen egyértelmű, mikor kész egy terület

A „kész az iroda” megfogalmazás helyett célszerű helyiségenként visszajelezni. Egy tárgyaló már takarítható lehet, miközben a szomszédos munkaterületen még szerelés zajlik. A pontos státusz segít abban, hogy a csapatok egymás után, felesleges várakozás nélkül dolgozzanak.

Ehhez elegendő lehet egy közös táblázat vagy egyszerű helyiséglista. Szerepeljen benne a következő feladat, annak felelőse és a tervezett időpontja. A módosításokat a kijelölt kapcsolattartó vezesse át, hogy az érintettek ne eltérő információkból dolgozzanak.

Mire figyeljen munkaidőn kívüli költözésnél?

Esti vagy hétvégi munkavégzésnél a hozzáférést valamennyi érintett csapattal egyeztetni kell. A költöztetők, az informatikai szakemberek és a takarítók eltérő időpontban érkezhetnek ugyanarra a helyszínre. Ha egyikük nem tud belépni, az a következő feladat kezdését is késleltetheti.

A munkaidőn kívüli irodatakarítás feltételeit az új épület szabályaihoz kell igazítani. Már a költözés előtt legyen ismert a belépés módja, az elérhető kapcsolattartó és a használható helyiségek köre. Ha száradási időt igénylő tisztítás történik, az éjszakai szellőzés lehetőségét is külön tisztázni kell.

Mi kerüljön a közös költözési ütemtervbe?

A közös terv akkor használható jól, ha a takarítás előfeltételeit is megmutatja. A munka kezdési időpontja mellett szerepeljen, mely feladatnak kell előtte befejeződnie. Ezzel könnyebben felismerhető, hogyan hat egy késés a teljes költözésre.

Az alábbi sorrend kiindulópontként használható a szervezéshez. A konkrét dátumokat és felelősöket mindkét iroda adottságai alapján kell megadni. Nagyobb költözésnél ugyanez a lista helyiségenként vagy emeletenként is elkészíthető.

• A régi iroda csomagolása és kiürítése.
• Az átadás előtt szükséges javítások befejezése.
• A régi iroda végső takarítása és ellenőrzése.
• Az új helyszín szerelési munkáinak befejezése.
• A beköltözés előtti tisztítás és szükséges száradás.
• A bútorok szállítása és összeszerelése.
• Az informatikai eszközök telepítése.
• A csomagolóanyagok elszállítása.
• A költöztetés utáni célzott takarítás.
• A munkakezdés előtti bejárás és területátadás.

Az első munkanap előtt ellenőrizze a használható területeket

Az első munkanap előtti bejárás célja annak ellenőrzése, hogy az iroda valóban készen áll-e a tervezett használatra. Érdemes végignézni a munkaállomásokat, a közlekedőket, a mosdókat és a konyhát. A még folyamatban lévő feladatokat külön kell jelölni, hogy ne maradjanak bizonytalan elvárások.

A takarítás eredményének ellenőrzésekor a hiányosságot pontos helyszínnel együtt célszerű rögzíteni. Az olyan visszajelzés, hogy „a második tárgyaló ajtaja előtt maradt csomagolási por”, közvetlenül kezelhető feladatot ad. A javítás után ugyanezt a pontot kell újra ellenőrizni.

A költözési takarítás lezárása után az új helyszín fenntartó munkarendjét is el kell indítani. A rendszeres irodatakarítás  már az új alapterülethez, berendezéshez és használathoz igazodjon. A régi iroda feladatlistája csak akkor vihető tovább változtatás nélkül, ha az valóban megfelel az új körülményeknek.

Gyakran ismételt kérdések az irodaköltözés takarítási ütemezéséről

Mikor takarítsuk ki a régi irodát?

A végső takarítást általában a kiköltözés és az egyeztetett javítások után érdemes elvégezni. Így hozzáférhetővé válnak a korábban bútorokkal takart területek is. Az ellenőrzésre és az esetleges javításra maradjon idő az átadás előtt.

Az új irodát a bútorok érkezése előtt kell kitakarítani?

Lehetőség szerint az alapos tisztítást a berendezés előtt célszerű elvégezni. Az üres helyiségekben könnyebb hozzáférni a padlóhoz, a szegélyekhez és a sarkokhoz. A költöztetés után ettől még szükség lehet célzott utótakarításra.

Elég egyszer kitakarítani az új irodát?

Ez a helyszín állapotától és a költözés menetétől függ. Ha a tisztítás után szállítás, bútorösszeszerelés és informatikai telepítés történik, újabb szennyeződések jelenhetnek meg. Az utómunka szükségességét az első munkanap előtti ellenőrzés alapján lehet pontosítani.

Ki szállítsa el a dobozokat és a csomagolóanyagokat?

Az elszállítás felelősét előre meg kell nevezni. Nem célszerű automatikusan a takarítási feladat részének tekinteni minden csomagolóanyag és nagyobb tárgy eltávolítását. A hozzáférhető munkaterület biztosítása a takarítás kezdésének egyik feltétele.

Hogyan tervezzük a takarítást, ha még szerelők dolgoznak az irodában?

Ilyenkor helyiségenként vagy munkaterületenként érdemes meghatározni a sorrendet. A takarítás lehetőleg az adott terület szerelési munkáinak befejezése után történjen. A már elkészült részek későbbi használatát és szükséges utótakarítását külön egyeztetni kell.

Beköltözhetnek a bútorok közvetlenül szőnyegtisztítás után?

Nedves szőnyegtisztításnál a szükséges száradást is figyelembe kell venni. A bútorok visszahelyezését a kezelt felület állapotához és a szolgáltató útmutatásához kell igazítani. A szállítás időpontját ezért már a tisztítás egyeztetésekor jelezni kell.

Mit tegyünk, ha a költöztetők késése miatt eltolódik a takarítás?

A változást minél hamarabb jelezni kell a takarítást végző csapatnak. A kijelölt kapcsolattartóval újra kell egyeztetni a hozzáférhető területeket és a hátralévő időablakot. Ha a teljes munka már nem fér bele, a prioritásokról és a következő munkavégzés időpontjáról is dönteni kell.

Egyeztesse a takarítást a költözés időpontjaival!

A jól ütemezett takarítás segít abban, hogy a régi iroda átadása és az új helyszín munkakezdése szervezetten történjen. A Rapid Takarítás Budapesten és Pest megyében vállal irodai takarítási feladatokat. Az egyeztetéshez adja meg mindkét helyszín állapotát, a költöztetés időpontját és a szükséges elkészülési határidőket.

Kérjen személyre szabott ajánlatot a kapcsolatfelvételi oldalon, vagy hívjon minket a +36 30 436 6030 vagy a +36 70 563 8920 telefonszámon. Jelezze, ha a régi és az új iroda takarítására is szükség van, illetve ha valamelyik helyiségnek korábban használhatónak kell lennie. Így a munkatartalom és az ütemezés már az ajánlatkérés során pontosabban meghatározható.