Miért nem elég, ha az iroda csak „szemre tiszta”?

A tisztaság menedzsmentkérdés, nem pusztán esztétikai feladat

Egy iroda lehet első pillantásra rendezett és tiszta, miközben közelebbről megvizsgálva egészen más képet mutat. A fényes padló és az üres szemetes még nem jelenti automatikusan azt, hogy a rendszeresen érintett felületek, a közös használatú helyiségek vagy a munkaállomások megfelelő állapotban vannak.

Irodavezetőként, facility managerként vagy cégvezetőként ezért nem feltétlenül azt kell ellenőrizned, hogyan dolgozik a takarító, hanem azt, hogy a szolgáltatás eredménye megfelel-e az előzetesen meghatározott minőségi követelményeknek.

Ez a B2B takarítási audit lényege.

A cél nem az, hogy végignézd a takarítás teljes folyamatát, hanem hogy objektív szempontok alapján fel tudd mérni:

• milyen állapotban vannak a kritikus területek,
• következetes-e a szolgáltatás minősége,
• vannak-e visszatérő hibák,
• megfelelően kezelik-e a különböző felületeket,
• megfelelő-e a higiéniai szemlélet,
• és szerződéses, valamint biztonsági szempontból megfelelő partnerrel dolgozik-e a vállalkozás.

A professzionális irodatakarítás Budapesten és környékén ezért nem kizárólag egy napi vagy heti munkafolyamat. Egy jól működő szolgáltatásnak mérhető és rendszeresen ellenőrizhető eredményt kell biztosítania.

1. fázis: recepció és közös terek

Az iroda első néhány métere már üzenetet közvetít a cégről

A recepció, előtér, tárgyalókhoz vezető folyosó és egyéb közös használatú helyiségek az iroda legnagyobb láthatóságú területei.

Ezeket látja először:

• az ügyfél,
• az üzleti partner,
• az állásinterjúra érkező jelölt,
• a beszállító,
• és természetesen minden munkatárs.

Ezért egy takarítási audit első területe logikusan a bejárat és a recepció. Nem elegendő azonban kizárólag azt megvizsgálni, hogy fel van-e mosva a padló.

Mit ellenőrizz a recepción?

Nézd meg például az alábbi felületeket:

• bejárati ajtó üvegfelülete,
• kilincsek és fogantyúk,
• recepciós pult,
• kapcsolók,
• korlátok,
• várakozóterület bútorai,
• üvegajtók,
• padló és szegélyek,
• sarkok,
• látható porosodó felületek.

Ezek közül különösen fontosak a gyakran érintett kontaktfelületek. Egy kilincs például vizuálisan tisztának tűnhet, miközben ujjlenyomatok, zsírmaradványok vagy szennyeződés található rajta.

Nézd meg az üveget oldalirányú fényben

Az üvegfelületek állapota gyakran csak megfelelő fényviszonyok között ítélhető meg.

Szemből nézve egy üvegajtó hibátlannak tűnhet, oldalról azonban jól láthatók lehetnek:

• törlési csíkok,
• vízfoltok,
• ujjlenyomatok,
• poros szélek,
• nem megfelelően tisztított keretek.

B2B környezetben ezek apró részleteknek tűnhetnek, de az összhatás szempontjából meghatározóak.

Az audit során ezért ne csak azt kérdezd:

„Tiszta az üveg?”

Hanem inkább azt:

„Egységesen tiszta az egész felület, beleértve a széleket, kereteket és fogantyúkat is?”

2. fázis: munkaállomások és IT-eszközök

A pormentes asztal még nem jelent jól karbantartott munkaállomást

Az irodai munkakörnyezetben az egyik leggyakrabban elhanyagolt terület maga a munkaállomás. Asztalok, monitorok, telefonok, billentyűzetek és egyéb perifériák napi használatban vannak, mégis gyakran kiesnek a takarítási rendszerből. Ennek egyik oka, hogy személyes tárgyak, dokumentumok vagy érzékeny informatikai eszközök találhatók az asztalokon.

Éppen ezért egy jó irodai takarítási rendszerben előre tisztázni kell:

• mihez nyúlhat hozzá a takarító,
• mihez nem,
• mely területeket kell naponta kezelni,
• melyeket időszakosan,
• és milyen módszerrel történhet az elektronikai eszközök tisztítása.

Monitorok és elektronikai eszközök: külön kezelést igényelnek

Egy monitor felülete nem kezelhető ugyanúgy, mint egy asztallap.  Nem megfelelő tisztítószerrel vagy túl nedves kendővel az elektronikai eszköz károsodhat. A billentyűzeteknél és más perifériáknál szintén fontos a megfelelő módszer.

Az audit során ezért érdemes megvizsgálni:

• poros-e a monitor kerete,
• található-e ujjlenyomat a kijelzőn,
• poros-e a billentyűzet környezete,
• felhalmozódott-e szennyeződés a kábelek körül,
• rendszeresen kezelik-e az asztalok kevésbé látható részeit.

Az antisztatikus szemlélet jelentősége

Elektronikai eszközök környezetében célszerű olyan tisztítási módszert alkalmazni, amely nem növeli feleslegesen a statikus feltöltődés és a gyors visszaporosodás kockázatát. Ez nem azt jelenti, hogy minden irodában speciális ipari technológiára van szükség.

A lényeg a megfelelő eszköz, kendő, szer és munkamódszer kiválasztása. Itt válik különösen fontossá, hogy egy takarító cég ne kizárólag általános felmosási és portörlési rutin alapján dolgozzon, hanem különbséget tegyen az egyes felületek között.

3. fázis: konyha és étkező

Miért ez az iroda egyik legkritikusabb területe?

Ha egyetlen helyiséget kellene kiválasztani, ahol az irodavezetőnek különösen szigorúan érdemes ellenőriznie a takarítás minőségét, az valószínűleg a konyha vagy közös étkező lenne.

Itt egyszerre jelenik meg:

• élelmiszer,
• ital,
• hulladék,
• kézzel gyakran érintett felület,
• víz,
• magasabb páratartalom,
• sok munkatárs.

A látható tisztaság ezért itt különösen kevés információt ad.

Ellenőrzési pontok a konyhában

Egy rendszeres audit során nézd meg:

• munkapultokat,
• asztalokat,
• mosogatót,
• csaptelepet,
• hűtő külső fogantyúját,
• mikrohullámú sütő fogantyúját,
• kávégép környezetét,
• szekrényfogantyúkat,
• szemeteseket,
• padlót,
• fal és padló találkozását.

Különösen árulkodó lehet a kávégép és a szemetes környéke. Ezek azok a pontok, ahol egy felületes takarítás gyorsan felismerhető.

A keresztszennyeződés megelőzése

Professzionális környezetben alapvető követelmény, hogy a mosdóban, konyhában és általános irodai területen használt tisztítóeszközök kezelése elkülönüljön. A gyakorlatban ezt többféle rendszerrel lehet biztosítani, például eltérő színű kendők és eszközök alkalmazásával.

Irodavezetőként nem feltétlenül azt kell ellenőrizned, hogy pontosan milyen márkájú kendőt használ a szolgáltató. A megfelelő auditkérdés inkább ez: „Van egyértelmű rendszer arra, hogy a különböző higiéniai kockázatú helyiségekben használt eszközök ne keveredjenek?”

Ha erre nincs világos válasz, érdemes részletesebben megvizsgálni a folyamatot.

4. fázis: mosdók és magas érintési gyakoriságú felületek

A mosdó minősége az egész szolgáltatás színvonaláról sokat elárul

A mosdók állapotát célszerű külön auditpontként kezelni. Ezekben a helyiségekben nemcsak a látható tisztaság fontos, hanem a következetes higiéniai rendszer is.

Az ellenőrzéskor érdemes figyelni többek között:

• WC-csészére és környezetére,
• mosdókagylóra,
• csaptelepre,
• tükrökre,
• adagolókra,
• ajtókilincsekre,
• padlóra,
• sarkokra,
• kellemetlen szagokra,
• fogyóeszközök rendelkezésre állására.

Az apró hibák rendszerhibára utalhatnak

Ha például rendszeresen elfogy a kéztörlő vagy a szappan, az önmagában nem feltétlenül takarítási minőségi probléma. Ha azonban ez rendszeresen előfordul, akkor már az utánpótlási és ellenőrzési rendszer hibájára utalhat.

B2B takarításnál ezért különösen fontos, hogy ne csak egyes hibákat keressünk, hanem visszatérő mintázatokat. Egyetlen vízfolt előfordulhat. Ha viszont ugyanaz a felület minden auditkor problémás, akkor már munkafolyamatot kell javítani.

Hogyan készíts egyszerű B2B takarítási auditot?

Ne érzések alapján értékeld a szolgáltatást

Az egyik legnagyobb menedzsmenthiba, amikor a takarítás minőségének értékelése kizárólag olyan mondatokra épül, mint:

„Szerintem mostanában nincs olyan tisztaság.”

Ez nehezen mérhető, és még nehezebben kommunikálható a szolgáltató felé. Érdemes inkább konkrét ellenőrzési pontokat kialakítani.

Például:

• rendben,
• javítandó,
• sürgősen javítandó.

Ez már elegendő lehet egy egyszerű havi vagy kétheti ellenőrzési rendszerhez.

Ne csak hibát rögzíts, helyszínt is

Ahelyett, hogy azt írod: „Porosak az asztalok.”

pontosabb információ: „A második emeleti tárgyaló ablak melletti asztalának széle poros.”

Ez már azonnal kezelhető feladat. Minél pontosabb a visszajelzés, annál könnyebben javítható a szolgáltatás.

Jogi és üzleti biztonság: ezt is auditálni kell

Nemcsak azt kell ellenőrizni, hogyan takarít a szolgáltató

Egy B2B takarítási auditnak van egy kevésbé látványos, mégis fontos része: a beszállítói megfelelőség.

Egy takarító partner munkatársai rendszeresen belépnek:

• irodákba,
• tárgyalókba,
• raktárakba,
• üzemi területekre,
• olyan helyiségekbe, ahol jelentős értékű eszközök találhatók.

Ezért a szolgáltató kiválasztásánál nem kizárólag az óradíjat vagy havi árat kell összehasonlítani.

Van megfelelő felelősségbiztosítása?

Érdemes konkrétan rákérdezni a felelősségbiztosítás meglétére és fedezeti összegére. Nagyobb vállalati környezetben akár azt is célszerű előre meghatározni, hogy milyen minimális biztosítási fedezetet vár el a megrendelő. Ha például a vállalati beszerzési vagy kockázatkezelési szabályzat 50 millió forintos felelősségbiztosítást ír elő, ezt már a szolgáltató kiválasztása előtt ellenőrizni kell.

A kérdés tehát ne az legyen:

„Van biztosításuk?”

Hanem:

„Milyen típusú felelősségbiztosítással rendelkeznek, mekkora a fedezeti összeg, és vonatkozik-e az általunk megrendelt tevékenységre?”

Ki felel a munkavégzésért?

Érdemes azt is tisztázni:

• van-e kijelölt kapcsolattartó,
• ki kezeli a minőségi reklamációkat,
• milyen gyorsan történik a hibajavítás,
• hogyan történik a helyettesítés,
• dokumentált-e a feladatlista,
• egyértelmű-e, milyen területek tartoznak a szolgáltatásba.

Ezek gyakran fontosabbak, mint egy kisebb árkülönbség két ajánlat között.

A Rapid Takarítás teljes szolgáltatási kínálata között az irodai környezet mellett speciális, nagyobb területet érintő takarítási feladatok is megtalálhatók.

Mikor jelez valódi problémát egy audit eredménye?

Egyetlen hiba és egy visszatérő rendszerhiba nem ugyanaz

Egy takarítási audit célja nem a szolgáltató „hibáztatása”. Egy nagyobb irodaüzemeltetés során időnként előfordulhatnak kisebb eltérések. A valódi kérdés az, hogy ugyanaz a probléma visszatér-e. Ha például három egymást követő ellenőrzés során ugyanazon területen ugyanaz a hiányosság jelenik meg, az már arra utalhat, hogy:

• nem megfelelő a feladatlista,
• kevés a rendelkezésre álló idő,
• hiányos az oktatás,
• rossz a munkaszervezés,
• vagy nem megfelelő technológia kerül alkalmazásra.

Nagyobb létesítményeknél bizonyos padlófelületek időszakosan olyan szintű tisztítást is igényelhetnek, amelyet napi kézi felmosással nem lehet megfelelően elvégezni. Ilyen esetekben külön gépi ipari padlótisztítási technológia alkalmazása válhat indokolttá.

Mi történik költözés, átépítés vagy irodafelújítás után?

Ilyenkor már nem normál irodai takarításról beszélünk

Fontos elkülöníteni a rendszeres irodai takarítást az egyszeri, speciális szennyeződések eltávolításától.

Egy iroda átalakítása vagy felújítása után megjelenhet:

• építési por,
• festékmaradvány,
• ragasztó,
• cementes szennyeződés,
• csomagolóanyag,
• finom por a szerelvényeken és bútorokon.

Ezek kezelése eltér a normál napi fenntartó takarítástól.

Ilyen helyzetben célszerű külön építkezés és felújítás utáni takarítást tervezni, majd csak a teljes finomtakarítás után átállni a rendszeres irodai szolgáltatásra. Ez azért fontos, mert a rendszeres takarítási munkatervet nem érdemes olyan induló állapotra építeni, ahol még kivitelezési eredetű szennyeződés található.

Összegzés: a jó takarítási audit nem a takarítót, hanem a rendszert ellenőrzi

Az irodavezető célja az állandó és mérhető szolgáltatási színvonal

Egy professzionális B2B takarítási audit nem arról szól, hogy valaki fehér kesztyűvel járja végig az irodát és hibákat keres. A valódi cél egy olyan ellenőrzési rendszer kialakítása, amely segít időben felismerni a minőség romlását.

Érdemes rendszeresen ellenőrizni:

• recepciót és közös tereket,
• magas érintési gyakoriságú felületeket,
• munkaállomásokat,
• konyhát és étkezőt,
• mosdókat,
• padlókat,
• időszakosan tisztítandó területeket,
• valamint a szolgáltató szerződéses és biztosítási megfelelőségét.

Ha az ellenőrzés rendszeres, az elvárások pedig előre meghatározottak, a takarítás minősége sokkal kevésbé válik szubjektív kérdéssé. A Rapid Takarítás Budapesten és Pest vármegyében vállal rendszeres és speciális takarítási feladatokat vállalkozások, irodák és nagyobb létesítmények számára.

Gyakran ismételt kérdések

Mi az a B2B takarítási audit?

A B2B takarítási audit egy strukturált ellenőrzés, amelynek során a megrendelő meghatározott szempontok alapján értékeli az iroda vagy más üzleti terület tisztaságát és a takarítási szolgáltatás minőségét.

Milyen gyakran érdemes ellenőrizni az irodai takarítást?

Ez az iroda méretétől, használatától és a takarítás gyakoriságától függ. Nagyobb vagy intenzíven használt iroda esetében érdemes rendszeres, például heti vagy havi minőségellenőrzést kialakítani.

Melyek az iroda legkritikusabb takarítási pontjai?

Kiemelten fontosak a gyakran érintett felületek, például kilincsek, fogantyúk, kapcsolók, konyhai felületek, mosdók, közösen használt eszközök és recepciós területek.

Mit kell ellenőrizni a munkaállomásoknál?

Érdemes megvizsgálni az asztalok, monitorok, billentyűzetek környezetének, telefonoknak és kábelterületeknek az állapotát. Elektronikai eszközöknél különösen fontos a megfelelő tisztítási módszer.

Miért fontos a konyha külön ellenőrzése?

Az irodai konyha nagy forgalmú közös tér, ahol élelmiszer, nedvesség, hulladék és sok kézzel érintett felület találkozik. Emiatt különösen fontos a következetes higiéniai rendszer és a keresztszennyeződés kockázatának csökkentése.

Mit jelent a színkódolt takarítási rendszer?

A színkódolt rendszerben különböző színű kendőket és eszközöket használnak az eltérő higiéniai kockázatú területeken. Ennek célja, hogy például a mosdóban használt eszköz ne kerüljön a konyhai vagy irodai felületekre.

Kell felelősségbiztosítás egy B2B takarító cégnek?

Vállalati megrendelőként célszerű ellenőrizni, hogy a szolgáltató rendelkezik-e a tevékenységéhez megfelelő felelősségbiztosítással, mekkora annak fedezete, és pontosan milyen káreseményekre terjed ki.

Hogyan lehet objektíven mérni a takarítás minőségét?

Érdemes előre meghatározott ellenőrzési pontokat és egységes értékelést használni. Például minden vizsgált terület besorolható „rendben”, „javítandó” vagy „sürgősen javítandó” kategóriába.

Mi a különbség az irodai takarítás és a nagytakarítás között?

A rendszeres irodai takarítás a napi vagy heti fenntartó tisztaság biztosítására szolgál. A nagytakarítás ennél részletesebb, időszakosan végzett szolgáltatás, amely olyan területekre és szennyeződésekre is kiterjedhet, amelyek nem részei a napi munkafolyamatnak.

Mikor érdemes új takarító céget keresni?

Nem egyetlen kisebb hiba miatt érdemes szolgáltatót váltani. Ha azonban ugyanazok a minőségi problémák rendszeresen visszatérnek, a reklamációk nem vezetnek tartós javuláshoz, vagy a szolgáltató nem tudja teljesíteni a vállalati biztonsági és minőségi elvárásokat, indokolt lehet új partner bevonása.